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Les nouvelles technologies et le Facility Management

par Pierre

Autrefois, lorsque dans un immeuble quelque chose devait être entretenu, réparé ou remplacé dans une installation donnée, on faisait généralement appel à un concierge. Et comme il s’agissait d’un homme seul, il s’en occupait quand il le pouvait. Il devait connaître les rouages de la plomberie, des systèmes électriques, de l’entretien du sol, de la peinture et bien plus encore.

Désormais, la gestion des installations a parcouru un long chemin et des centaines d’écoles d’enseignement supérieur proposent des diplômes avancés dans ce domaine. Les Facility Managers voient également désormais leurs tâches automatisées grâce aux apports des logiciels de GMAO – Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur – qui assurent dorénavant la collaboration et la gestion des workflows pour l’ensemble des services intra et inter-entreprises.

Que vous l’appeliez Facility Management, Facilities Management ou simplement FM, le secteur a rapidement évolué, passant d’une activité de maintenance fourre-tout à une discipline de gestion professionnelle sophistiquée.

Il est fréquent de penser à tort que la gestion immobilière et la gestion des installations sont une seule et même chose. Bien qu’il existe un certain chevauchement entre les deux, la gestion immobilière se concentre davantage sur les bâtiments eux-mêmes en tant qu’actifs générateurs de revenus.

Le gestionnaire immobilier assure la liaison entre le propriétaire de l’immeuble et les locataires, s’occupe des activités de location, perçoit les loyers et coordonne les tâches d’entretien, de réparations et les rénovations.

Selon l’International Facility Management Association (IFMA), la gestion des installations est une profession qui englobe de multiples disciplines afin de garantir la fonctionnalité de l’environnement bâti en intégrant les personnes, le lieu, les processus et la technologie.

La gestion des installations technique est un vaste terme générique qui couvre des domaines aussi différents que la maintenance des équipements et les services de conciergerie. C’est la gestion des installations est la coordination efficace de toutes les activités liées au maintien opérationnel des espaces physiques et des infrastructures, qu’il s’agisse d’un seul bâtiment ou de campus complexes utilisés pour les bureaux, le commerce de détail, les soins de santé, l’éducation, la fabrication, les loisirs, le gouvernement et une foule d’autres activités génératrices de revenus. Pour des traitements rapides et efficaces, l’ensemble de ces services requiert le support d’un logiciel de GMAO.

La gestion des bâtiments se divise généralement en deux catégories : les services dits hardware et les services immatériels.

Services de type hardware

Ces services sont liés aux structures physiques et sont généralement requis par la loi pour garantir la santé et la sécurité des travailleurs ou des occupants :

  • Entretien des bâtiments
  • Entretien des systèmes CVC (Chauffage – Ventilation – Climatisatiion)
  • Gestion de l’énergie et de l’eau
  • Ascenseurs et escaliers mécaniques
  • Éclairage
  • Sécurité incendie
  • Plomberie et drainage
  • Services généraux

Les services généraux ont pour but de rendre le lieu de travail plus confortable et plus sûr. Certains services ne sont pas absolument nécessaires et peuvent être ajoutés ou supprimés lorsque les besoins évoluent.

Services immatériels

  • Sécurité
  • Parkings
  • Contrôle des nuisibles
  • Traitement des déchets
  • Recyclage
  • Mobilier et équipement
  • Systèmes d’information
  • Gestion des documents
  • Gestion du courrier
  • Gestion des espaces
  • Entretien des terrains et aménagement paysager

De nombreuses petites structures continuent encore de gérer leurs installations en interne, mais le nombre de celles qui font appel à des sociétés de gestion d’installations ne cesse d’augmenter. Les entreprises de toutes tailles dépendent de l’externalisation du FM pour gérer des fonctions qui vont au-delà des listes de services matériels et immatériels ci-dessus.

La tendance naissante dans le secteur consiste à proposer des services groupés. Connue sous le nom de gestion intégrée des installations, cette gamme complète de services apporte une valeur ajoutée et une meilleure qualité. Voici quelques-unes des spécialités qu’une société de gestion intégrée des installations peut offrir.

  • Gestion des déménagements
  • Services de salles de réunion
  • Évaluation des risques commerciaux
  • Services de restauration
  • Planification de la continuité des activités
  • Gestion du parc de véhicules
  • Passation de contrats
  • Services de conciergerie et de réception
  • Réponse et préparation aux situations d’urgence
  • La gestion des services publics

Outre le fait qu’elles libèrent leur propre personnel pour qu’il se concentre sur des objectifs plus étroitement liés à leur activité principale, les entreprises qui confient la gestion de leurs installations à une société externe qui regroupe ces services auxiliaires en tirent de nombreux avantages mesurables.

Amélioration de l’efficacité : Un point de contact unique et l’élimination des fonctions redondantes simplifient la communication et les processus de travail.

Productivité accrue : La gestion des installations inclut des stratégies de maintenance pour éviter les pannes qui, trop souvent, mettent la production à l’arrêt.

Expertise accrue : Les employés de FM externalisés possèdent déjà le savoir-faire technique, ce qui évite aux entreprises de consacrer du temps et des ressources inutiles à la formation en interne.

Réduction des coûts : En plus de dépenser moins en formation, les entreprises économisent sur le personnel, les avantages sociaux, les charges salariales, les stocks et bien plus encore.

Meilleur contrôle de la qualité : avec des systèmes éprouvés déjà en place, le FM garantit la cohérence et la fiabilité.

L’apport des GMAO

Comme presque toutes les industries de la planète, la technologie intelligente a accéléré le domaine de la gestion des installations. Pour rester compétitive sur le marché actuel, la gestion des installations, qu’elle soit assurée en interne ou externalisée, doit inclure un système de gestion de la maintenance informatisée (GMAO) comprenant une application mobile. Prise en charge de la planification des interventions techniques, du planning des travaux, du management techniciens, du cycle de vie des équipements, des achats de pièces détachées, des stocks, de l’enregistrement et de la gestion des données et des historiques, une solution de GMAO doit offrir un jeu de fonctionnalités le plus étendu et complet possible. Beaucoup plus adapté aux métiers du FM qu’un ERP, beaucoup plus simple à utiliser qu’un ERP, beaucoup moins cher qu’un ERP, un outil de Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur orienté utilisateur, web, moderne sera parfaitement en mesure de répondre aux attentes des clients.

Les solutions automatisées basées sur le cloud réduisent les heures de perte de temps consacrées aux processus manuels et éliminent les temps d’arrêt résultant d’une erreur humaine. Une GMAO peut révolutionner les processus de bons de travail, les tâches de maintenance préventive et prédictive, ainsi que la gestion des actifs, des fournisseurs et des stocks. Pour approfondir ce sujet vous pouvez également lire l’article Quels avantages peut offrir une GMAO ? sur notre site.

Les compétences du Property Manager

L’IFMA énumère 11 compétences qu’un Facility Manager doit posséder :

  1. La communication
  2. L’assurance qualité
  3. L’utilisation de la technologie
  4. L’exploitation et Maintenance
  5. Le facteur humain
  6. Les affaires et les finances
  7. La planification d’urgence et la continuité des activités
  8. Le leadership et la stratégie
  9. L’immobilier et la gestion des bien
  10. La gestion de l’environnement
  11. La durabilité

Conclusion

La gestion des installations est devenue un facteur essentiel de la croissance d’une entreprise. De la maintenance des équipements à la création d’un environnement qui soutient la culture d’entreprise, la gestion des installations apporte une valeur ajoutée au quotidien et à long terme. Les entreprises performantes comprennent la nécessité de donner la priorité à cet aspect de leurs opérations et attendent des sociétés de gestion des installations qu’elles proposent des solutions basées sur les tendances technologiques de pointe.

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